하루에도 많은 메일들이 도착하는데 이 메일들을 특정 편지 함에서만 관리를 한다면 관리하기도 어려울 뿐 아니라 메일을 활용하기도 쉬운 일이 아닙니다. 활용성이 높은 편지함을 보내는 사람 또는 그룹별로 분류하여 해당 메일이 도착할 때 자동적으로 자신의 편지함에 바로 저장되어 관리 된다면 효과적인 메일 관리가 될 것입니다.
여기서는 '영어 회화 편지함' 폴더를 만들어 영어 관련 편지를 관리해 보겠습니다.

1) 아웃룩 익스프레스의 왼쪽 상단 프레임에 있는 '로컬 폴더' 위에 마우스 포인터를 올려 놓고 마우스의 오른쪽 단추를 클릭하여 나타나는 단축 메뉴에서 '새 폴더'를 클릭합니다.
('파일' 메뉴에서 '새로 만들기' - '폴더'를 클릭하도 됩니다.)

2) '폴더 만들기' 대화상자가 나타나는데 폴더 이름을 '영어 회화 편지함' 이라고 입력하고 '확인' 단추를 클릭합니다.

3) '로컬 폴더'의 하위 폴더로 '영어 회화 편지함' 이 생성된 것을 확인하고 '받은 편지함'으로 이동합니다.

4) '영어 회화 편지함'으로 이동할 편지를 선택하고 '메시지' 메뉴에서 '메시지에서 규칙 만들기'를 클릭합니다.
(영어 회화 편지 보내는 사람의 주소를 메시지 규칙에서 인식하기 위해 편지를 선택합니다.)

5) '새 메일 규칙' 대화상자의 '1. 규칙의 조건 선택' 창에서 '보낸 사람 란에 사람 포함'을 선택하고 '2. 규칙의 동작 선택' 창에서 '지정된 폴더로 이동'을 선택 합니다. 그러면 방금 선택한 규칙들이 '3. 규칙 설명' 창에 표시 됩니다. '다음을 포함'에 링크된 메일 주소는 '받은 편지함'에서 선택한 편지를 보낸 사람의 메일 주소이므로 그냥 두고 '지정된' 링크를 클릭합니다.

6) 폴더 이동 대화상자에서 '영어 회화 편지함'을 선택하고 '확인' 단추를 클릭합니다.

7) '새 메일 규칙' 대화상자로 되돌아 오는데 '4. 규칙 이름'에 표시할 규칙 이름을 입력하고 '확인' 단추를 클릭합니다.

8) '규칙이 성공적으로 추가되었습니다'라는 메시지가 나타나면 '확인' 단추를 클릭합니다.

설정이 완료 되었으므로 '새 메일 규칙' 대화상자에 표시된 메일 주소에서 보내는 편지는 '영어 회화 편지함'으로 자동 저장이 됩니다.
'새 메일 규칙' 대화상자의 '1. 규칙의 조건 선택' 창과 '2. 규칙의 동작 선택' 에는 많은 규칙들이 있으므로 적절히 활용하면 좋은 효과를 거둘 수 있습니다.

Tip) 메일 계정을 많이 가지고 계신 분들은 '규칙의 조건 선택' 창에서 '받는 사람 란에 사람 포함'을 선택하고 '규칙의 동작 선택' 창에서 '지정된 폴더로 이동'을 선택하여 받는 계정별로 분류하여 메일을 받을 수 있습니다.